Personvern handler om retten til å få ha ditt privatliv i fred, et grunnleggende prinsipp i en rettsstat. Idealet er at den enkelte skal ha råderett over sine egne personopplysninger. I vår digitale tidsalder har dette ført til at personvernet er blitt utfordret. Derfor er regelverket innskjerpet ved at EUs personvernforordning (GDPR) er blitt norsk lov i mai 2018, med iverksettelsesdato. 1. juli 2018 for norske virksomheter.  Orkdal kommune har innrettet seg deretter og blant annet utarbeidet ny personvernerklæring.

Personvernerklæring for behandling av personopplysninger

Denne erklæringen er generell og overordnet for Orkdal kommune, det kan finnes særskilte erklæringer for de ulike tjenesteområder.

Orkdal kommune ønsker å sikre at du som bruker av kommunale tjenester skal føle deg trygg på behandling av personopplysninger i kommunen og at gjeldende lover og regler for personvern følges.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Opplysninger som du sender inn til kommunen, blir oversendt til rette saksbehandler/ behandlingsansvarlig. Opplysningene gjør våre ansatte i stand til å utføre sin saksbehandling av din henvendelse. De innsamlede opplysningene om deg behandles på samme måte, enten du sender inn vanlige dokumenter eller elektroniske dokumenter.

Du har rett til innsyn

Enhver som ber om det, skal få vite hvordan opplysningene om egen person blir behandlet. Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre tjenester og be om å få vite hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder så vel elektroniske som manuelle registre.

Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet. Vi anbefaler derfor at alle bruker innsynsretten aktivt, og gir beskjed til tjenesten dersom det er noe feil.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis. Kopiering vil kunne medføre krav om betaling.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Det fremgår av forvaltningsloven § 18 at en part har rett å gjøre seg kjent med dokumenter i egen sak. Det er enkelte unntak for bl.a. interne dokumenter.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post.

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.

Personvern og taushetsplikt

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. For enkelte saksområder er taushetsplikten særlig streng, og enkelte av særlovene gir særlige strenge regler om dette.

Ansvar

Behandlingsansvarlig
Orkdal kommune

Databehandler
Orkdal kommune og systemleverandører

Orkdal kommune er ansvarlig for innhenting og bruk av personopplysninger som gjøres på kommunens vegne, i forbindelse med søknader, registre, nettsider m.m.

Databehandleravtaler mellom Orkdal kommune og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Oversikt over personopplysninger

Orkdal kommune har oversikt over alle fagsystemer/registre som inneholder personopplysninger. Alle kommunens enheter har komplett oversikt over sine personregistre med beskrivelse av lagring/system, bruksområde, behandlingsansvarlig og hjemmel for behandling av opplysningene.

Videreformidling

Orkdal kommune vil ikke selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art, om deg, til tredjepart uten at du har samtykket til dette. Dette gjelder ikke i den grad videreformidling er nødvendig og i tråd med regelverket i den enkelte sak. (F.eks. i utveksling av helseopplysninger ved behandling av pasienter.)

Informasjonssikkerhet

Vi har etter personopplysningsloven ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi gjør deg oppmerksom på følgende:
Henvendelser du sender direkte via e-post, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Analyseverktøy for webstatistikk

Orkdal kommune bruker analyseverktøy for å samle og vurdere informasjon om hvordan besøkende bruker nettstedet. Som behandlingsansvarlig for www.orkdal.kommune.no er det Orkdal kommune som bestemmer hvilke opplysninger som kan innhente om bruken av nettstedet. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre kvaliteten på nettstedet og i de digitale tjenestene våre.

Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til en enkelt bruker.

I tråd med vanlig praksis på internett registreres brukerens IP-adresse av nettstedet www.orkdal.kommune.no

Sikkert nettsted

Orkdal kommune benytter HTTPS for å sikre våre nettløsninger mot hacking. HTTPS gjør at kommunikasjonen skjer sikkert mellom nettleseren i din datamaskin/mobile enhet og serveren som driver nettstedet.

Elektroniske skjemaer

Når du fyller ut digitale skjema eller benytter deg av innloggede tjenester vil dine personopplysninger (for eksempel, navn eller telefonummer) bli registrert av Orkdal kommune. Informasjonen som blir sendt inn vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet.

Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende enhet i Orkdal kommune, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens arkiv.

Våre elektroniske skjema leveres av Kommuneforlaget AS. Alle opplysninger som overføres mellom din datamaskin og vår server foregår over sikker kryptert linje (SSL). Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser. Eierforholdet mellom Kommuneforlaget og Orkdal kommune reguleres av en egen databehandleravtalen.

Opplysninger Orkdal kommune har samlet inn om deg

Du kan på anmodning få se alle opplysningene Orkdal kommune har registrert om deg. Dersom opplysningene ikke er korrekte eller relevante, kan du be om at de slettes.

Dersom du har spørsmål vedrørende personvernerklæringen, kan du kontakte Orkdal kommune på følgende måter:

Besøksadresse
Allfarveien 5, 7300 Orkdal

Postadresse
Postboks 83, 7300 Orkanger

Telefon
72 48 30 00

E-post
postmottak@orkdal.kommune.no

Aktuelle lenker